Spotkanie w Google Kalendarz (integracja)

Opis funkcji
Funkcjonalność daje możliwość umieszczenia w kalendarzu użytkownika, który wykonał specjalnie przygotowane zadanie, spotkania z informacjami jak nazwa spotkania, data i godzina spotkania, lokalizacja spotkania oraz notatka do spotkania. 

Przykład biznesowy: Masz zadanie dla handlowców, którzy spotykają się z klientami, chcesz aby wykonali zadania zbierając dane o kliencie i np. umówili z nim kolejne spotkanie, w tym celu tworzysz osobne zadanie które służy umówienia spotkania i/lub dodajesz kilka poleceń w ramach innego zadania, aby możliwe było zebranie niezbędnych danych do umówienia spotkania w kalendarzu jak nazwa spotkania, data, godzina, adres i notatka. Po wykonaniu zadania spotkanie pokaże się w kalendarzu Google handlowca (w aktualnej wersji nie ma możliwości zaproszenia osoby z zewnątrz do spotkania, możliwość taka istnieje tylko ręcznie przez kalendarz Google, gdzie użytkownik musi edytować spotkanie i dodać innych uczestników).

Przygotowanie do użycia funkcji
W celu wykorzystania funkcji niezbędne będą kroki przygotowawcze:

1. Autoryzacja konta głównego (inicjującego zaproszenia) w aplikacji. W ramach instancji aplikacji można dodaj jedno konto główne. Konto to służyć będzie wysłaniu zaproszenia do użytkownika który wykona zadanie. W celu dodania obiektu do kalendarza google potrzebne są uprawnienia dostępu do tego kalendarza. W celu pominięcia potrzeby autoryzacji aplikacji przez każdego użytkownika który miałby z funkcji skorzystać, w przypadku tej funkcji wykorzystamy jedno konto które będzie zapraszać innych do spotkania. Dzięki takiemu rozwiązaniu wystarczy że tylko jedno konto będzie autoryzowane w Google co może dokonać administrator, administrator będzie miał łatwy podgląd do wszystkich spotkań "umówionych/stworzonych" za pomocą zadania, gdyż będzie wiedział wszystkie spotkania w swoim kalendarzu. W celu autoryzacji aplikacji, przechodzimy do widoku ustawień aplikacji i przechodzimy do sekcji Autoryzacja Google dla usługi Kalendarz:Następnie naciskamy guzik Autoryzuj (wykonaj tą akcje, tylko gdy jesteś zalogowany w przeglądarce do konta Google, które będzie służyło do tworzenia spotkań w kalendarzu), pojawi się popup z widokiem Google Kalendarz i poproszeniem o dodanie dostępu do usługi kalendarza, musimy wyrazić zgodę na dostęp, aby funkcja mogą działać. Sukces autoryzacji będzie oznaczony w panelu (guzik "usuń" autoryzację usuwa powiązanie z kontem i należy konto dodać na nowo):Uwaga jeśli nie widzisz tej pozycji w ustawieniach aplikacji, sprawdź uprawnienia dla tego użytkownika, w macierzy uprawnień ta role decyduje czy sekcja jest widoczna:
2. Wprowadzenie w profilu każdego użytkownika, który ma korzystać z funkcji, adresu email powiązanego z kontem Google, gdzie użytkownik chce otrzymywać spotkania (czyli określenie w jakim kalendarzu, w jakim koncie będzie widział swoje spotkania). Użytkownik adres konta Google może uzupełnić w swoim profilu w aplikacji web w polu:
   

 Możliwy jest też import hurtowy, z wykorzystaniem pomocy technicznej TakeTask.

Dodanie przełożonego do spotkania

Do spotkania może zostać dołączony przełożony osoby wykonującej zadanie. W tym celu należy:

1. w profilu przełożonego dodać Adres email konta Google
2. dodać/sprawdzić obecność konta przełożonego w grupie użytkowników określonych jako przełożeni
3. sprawdzić czy grupa użytkowników, w której jest przełożony została dodana do parametru GoogleCalendarSuperiorGroupsToUseAsAttendees
4. w profilu użytkownika zweryfikować, czy dopisany jest odpowiedni przełożony

Spotkanie tworzone jest na podstawie wartości wpisanych w zadaniu oraz skonfigurowanych parametrów w ustawieniach aplikacji.

Parametry konfiguracji funkcji w ustawieniach aplikacji

• EnableCreateGoogleMeetingsJob - włącznik funkcji, który odpowiada za sprawdzenie czy pojawiły się nowe wykonania zadania i czy potrzebne jest stworzenie nowego spotkania w kalendarzu. Funkcja dokonuje sprawdzenia co 15 minut,
• MeetingNameCommandId - W tym polu wprowadzamy ID polecenia otwartego, w którym użytkownik w aplikacji mobilnej nada nazwę spotkaniu (pole obowiązkowe, wymagane przez Google). Nazwa spotkania w kalendarzu wyświetli się jako; {wartość polecenia otwartego} - {Imię i Nazwisko użytkownika wykonującego zadanie}, np. Spotkanie Informacy - Jan Kowalski
• MeetingDateCommandId - W tym polu wprowadzamy ID polecenia data, w którym użytkownik w aplikacji mobilnej wskażę datę i godzinę (obowiązkowo oba parametry) spotkania (pole obowiązkowe, wymagane przez Google),
• MeetingAddressCommandIds - W tym polu wprowadzamy ID polecenia/poleceń otwartych, w którym użytkownik w aplikacji mobilnej wprowadza adres spotkania, można użyć jednego pola do wprowadzania adresu lub osobnych pól dla np. miasta, ulicy, numeru budynku itd, w takim przypadku adres zostanie "sklejony" z prowadzonych danych, wartości będą oddzielone od siebie spacjami w kolejności wprowadzenia ID do konfiguracji (pole obowiązkowe, wymagane przez Google)MeetingDescriptionCommandId - W tym polu wprowadzamy ID polecenia otwartego, w którym użytkownik w aplikacji mobilnej nada opis spotkaniu (pole nieobowiązkowe),
• MeetingDurationInMinutes - W tym polu wprowadzamy czas trwania każdego spotkania, domyślnie to 30 minut, czyli o takiej długości spotkanie będzie ustawione. Jest to parametr globalny dla wszystkich spotkań,
• GoogleCalendarSuperiorGroupsToUseAsAttendees - W tym polu wprowadzamy dokładną nazwę grupy użytkowników (lub kilka grup po przecinku), w której znajduje się przełożony użytkownika wykonującego zadanie tylko wtedy, gdy chcemy dodać do utworzonego spotkania przełożonego.

Uwaga w celu skorzystania z funkcji skontaktuj się z TakeTask, gdyż funkcja wymaga dodatkowych kluczy autoryzacyjnych Google Cloud Platform i konfiguracji: GoogleOAuthClientId oraz GoogleOAuthClientSecret (Służą one do autoryzacji instancji w Google i są niezbędne zarówno do zapisu ustawień w konfiguracji jak i do tworzenia spotkań)